Het multiteamsysteem: hoe maak je er een succes van?

Organisaties werken steeds vaker met multiteamsystemen.
Wat behelst deze samenwerkingsvorm precies en hoe maak je er een succes van?

De NS en ProRail die samen verantwoordelijk zijn voor het Nederlandse treinvervoer. Professionals die vanuit jeugdzorg en de (geestelijke) gezondheidszorg samenwerken in sociale wijkteams. Bedrijven die de hulp inschakelen van een creatief bureau om een campagne op te zetten.

Multidisciplinaire samenwerking is in vele sectoren een bekend fenomeen. Het multiteamsysteem is een vorm van multidisciplinaire samenwerking, waarbij twee of meer teams zijn samengevoegd om een gemeenschappelijk doel te halen. Je ziet het met name in de gezondheidszorg, het openbaar bestuur, het leger, de nationale en internationale hulpverlening, zorgverzekeraars en de olie-industrie, maar denk ook aan de talloze commerciële samenwerkingsverbanden in het bedrijfsleven, financiële instellingen en de bouw.

Samenwerking laat te wensen over
Uit nieuw onderzoek blijkt dat de samenwerking in het multiteamsysteem vaak te wensen overlaat, omdat er wrijving ontstaat tussen de verschillende groepen. Dat concludeert sociaalpsycholoog Julia Wijnmaalen in haar onlangs verschenen onderzoek Entering the boxing ring: intergroup behavior in multiteam systems, waarmee ze promoveerde aan de Universiteit van Twente, in samenwerking met de Nederlandse Defensie Academy. Wijnmaalen: ‘In een multiteamsysteem gaan de verschillende subteams snel tegenover elkaar staan bij problemen, alsof ze in een denkbeeldige boksring allemaal in hun eigen hoek gaan staan.’

Samenwerken in de boksring van het multiteamsysteem: 6 adviezen
Wijnmaalen onderzocht verschillende militaire multiteamsystemen, bestaande uit teams van verschillende Defensieonderdelen. In drie van de vier gevallen bleken de multiteamsystemen niet een organisch geheel, en vielen ze uiteen in subteams. Het managen van dit soort teams vraagt daarom om een wezenlijk andere benadering en vaardigheden dan leidinggeven aan een team waarin van elke discipline één afgevaardigde zit (de dynamiek van zo’n team lijkt namelijk sterk op een standaard team).

Andere dynamiek
Volgens Wijnmaalen is de dynamiek van multiteamsystemen anders, omdat bij problemen de verschillende miniteams snel hun heil bij elkaar zoeken en allemaal in een andere hoek van de boksring duiken; hun eigen veilige haven. In een gewoon team kunnen de verschillende leden zich niet met een paar vertrouwelingen in een ‘veilige hoek’ verstoppen; daarom zijn zij meer geneigd tot samenwerken.
Bekende valkuilen van multiteamsystemen zijn: negatieve stereotypische beelden, het ontbreken van interactie, het gevoel dat de eigen groep superieur is en conflicten. Wijnmaalen beschrijft zes ‘game changers’ die het succes bepalen van een multiteamsysteem. De daaruit volgende zes adviezen zou iedereen die werkt in een multiteamsysteem moeten kennen.

1. Leidinggevende: wees een rolmodel
Wijnmaalen: ‘De leidinggevende moet in het midden van het team staan en geen partij kiezen, dat verergert de groepjesvorming natuurlijk alleen maar. Als leidinggevende moet je met name sterk zijn in verbinden, motiveren en enthousiasmeren. Want er hoeft maar één keer een planning niet gehaald te worden of een grap verkeerd te vallen, en de subteams zoeken elkaar op en wijzen met hun vinger naar de schuldige partij. Een communicatief sterke leider met een goede sociale antenne kan dit voorkomen. Hij moet ook continu vertalen wat iemand van de ene discipline zegt, zodat de mensen uit de andere discipline het begrijpen. Hij is het cement dat de groep bij elkaar moet houden.’

2. Frequent en goed contact tussen subteams
‘Mensen blijven snel hangen bij hun eigen bekende groepje, waardoor er weinig interactie ontstaat tussen de verschillende disciplines. Hier geldt: onbekend maakt onbemind. Als je elkaar niet goed kent en er gebeurt iets, dan kunnen teamleden minder van elkaar hebben en worden ze sneller geïrriteerd of boos. Ook blijven stereotypische beelden intact. In een onderzoekscase bij een bouwproject van Defensie kreeg een groep militairen negatieve verhalen te horen over een van de teamleden uit de groep van de aannemer. Deze verhalen en het gebrek aan contact tussen de militairengroep en de aannemersgroep versterkten de bestaande vooroordelen, er ontstond vijandigheid richting de aannemer en uiteindelijk negeerde de groep militairen de hele aannemersgroep. Het is dus zaak om te zorgen dat er voldoende interactie is tussen de subteams en dat de kwaliteit van het contact goed is.’

3. Pak de ‘boundary spoilers’ aan
Een ‘boundary spoiler’ is de sfeerbederver van de groep. Deze heeft in een multiteamsysteem nog meer invloed omdat hij door zijn eigen negatieve gedrag – of wanneer gedrag of een actie niet goed wordt opgevat – zijn gehele subteam in een slecht daglicht zet, waardoor de andere teamleden ook niet meer willen samenwerken met de collega’s van de boundary spoiler. Een boundary spoiler kan veel kwaad doen, dus de taak is om die zo snel mogelijk om te tunen naar een positievere houding.’

4. Teamstructuur: haal de subteams uit elkaar
‘De structuur van het team beïnvloedt het gedrag van de teamleden en de mate van samenwerking. Het is goed om het hele team te mixen en de grenzen van de subteams te doorbreken. Wanneer de individuele leden van de verschillende subteams met elkaar moeten samenwerken in plaats van het ene subteam met het andere, vervagen de grenzen van de verschillende subteams. En dat bevordert de samenwerking van het gehele multiteamsysteem.’

5. Duidelijke rolverdeling
‘Onduidelijkheid over taken en rolverdeling leidt snel tot irritaties en conflicten. En omdat een irritatie in een multiteamsysteem nooit tussen twee mensen blijft bestaan, maar direct de collega’s van de ruziemakers besmet, is het essentieel om duidelijkheid te verschaffen over ieders taken en verantwoordelijkheden.’

6. Doe aan teambuilding
‘Het vergt veel meer inspanning om van meerdere teams één team te smeden dan van een aantal mensen één groep, omdat de verschillende subteams zo naar elkaar toe trekken. Daarom is investeren in teambuilding extra belangrijk. Naast elkaar goed leren kennen (want onbekend maakt onbemind) moet de teambuilding ook inhoud hebben. Vaak zijn er in multiteamsystemen ruzies over taken en rollen, zodat die helemaal moeten worden uitgediept. Ook is het raadzaam om aandacht te besteden aan de stereotype gedachten over elkaar. Hoe werken jullie ten opzichte van hoe wij werken? Investeren in teambuilding – mét inhoud – is zeker geen overbodige luxe.’

Odygós heeft een doelmatig concept ontwikkeld waarmee wij u helpen de teams binnen uw organisatie in beweging te krijgen en vooral te houden. Het resultaat is een verbeterde prestatie van uw teams en dus van uw totale organisatie! Wilt u weten wat wij voor u kunnen betekenen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.

BRON: Intermediair.nl