Werknemerstraining: kostenpost of investering?

“If you think education is expensive, try ignorance!”*

Context
In tijden van economische teruggang besluiten bedrijven vaak hun winstgevendheid te beschermen door te besparen op kosten die niet met hun core business te maken hebben en door opnieuw te kijken naar alle categorieën die geen prioriteit hebben. Zo kunnen zij concurrerend blijven. Budgetten voor kantoorartikelen, reizen, evenementen, etc. en trainingen worden strakker – of zelfs volledig opgeheven.
Verwerving of de aankoop van nieuwe apparatuur stopt tijdelijk en wordt vervangen door kortetermijnplanning. Een benadering van “doe meer met minder” kan impact hebben op het moreel en de houding van de medewerkers. Medewerkers zijn zich bewust van het economische klimaat, zowel binnen als buiten het bedrijf. Ze voelen de druk – hen wordt gevraagd te multi-tasken, efficiënter en veerkrachtiger te zijn, vaak zonder dat hier een voordeel in de vorm van een salarisverhoging of promotie tegenover staat.

Training kan echter juist de ideale manier zijn om zowel medewerkers als bedrijven door moeilijke tijden te helpen; zeker als het bedrijf, om het hoofd te bieden aan de recessie, haar medewerkers vraagt om efficiënter te zijn met minder middelen. Dat betekent dat de individuele productiviteit omhoog moet. Concentreren op kernvaardigheden en het maximale uit de systemen van het bedrijf halen is van essentieel belang.

Welke training?
Training dient praktisch te zijn en direct toepasbaar op de dagelijkse taken, zodat het bedrijf een ROI kan meten, oftewel, er is een focus op directe behoeften van het bedrijf. In dit tijdperk van informatie en globalisering zijn er bijvoorbeeld voortdurend veranderingen en technologische verbeteringen. In deze snelle technologische wereld sterven vaardigheden uit zodra ze geperfectioneerd zijn. Het grootste gedeelte van de tijd worden medewerkers van technisch- of IT materiaal voorzien (laptop, software, smartphone, tablets, reprografie, etc.), zonder de juiste training. Het ziet er op papier goed uit om de nieuwste gadgets te hebben, maar weten medewerkers ook hoe ze hier het maximale uit kunnen halen? Gerichte training ontwikkelt de technische kennis en voorkomt tijdverspilling en verbetert de productiviteit. Het bedrijf heeft misschien een upgrade van haar apparatuur of machines doorgevoerd, zonder dit ook met de medewerkers te doen. In de hoop dat iedereen het tijdens het werkproces wel zal leren.
Op de hoogte blijven van de laatste versies van software/machines betekent dat medewerkers extra training nodig hebben om ook te profiteren van de nieuwste upgrade – zodat dagelijkse taken uiteindelijk sneller en efficiënter kunnen worden uitgevoerd. Hoe vaak gaat tijd verloren vanwege een gebrek aan de juiste kennis, worden er databases en spreadsheets opnieuw gemaakt, terwijl ze ook gestandaardiseerd en gedeeld kunnen worden tussen afdelingen?

Dit kan op een voor iedereen werkende manier bereikt worden, tegen minimale kosten. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de training voordelen heeft voor de werknemer en het bedrijf. En niet dat het slechts weer een vakje afvinkt (want dat kunnen bedrijven zich niet langer veroorloven).

Eerst dient het bedrijf, of beter nog een externe expert, een onderzoek uit te voeren naar het gat tussen vaardigheden en behoeften, zowel met betrekking tot zachte als technische vaardigheden. Medewerkers betrekken bij een vaardighedenupgrade is de beste manier om hen er ook enthousiast voor te maken.
Daarin komt met te weten welk percentage van hun apparatuur/software werknemers daadwerkelijk onder de knie hebben en wat ze nog meer kunnen leren wat voordeel heeft voor het bedrijf – en henzelf.
Het gaat er ook om dat een bedrijf zich realiseert dat het, in een concurrerende omgeving, belangrijk is dat werknemers die te maken hebben met klanten, betere zachte vaardigheden/competenties ontwikkelen om het verschil met gelijksoortige bedrijven te maken: klantenservice, klanttevredenheid, luistervaardigheden, onderhandelen, conflictbeheersing…

Het bedrijf kan de ervaring en expertise van oudere medewerkers gebruiken om de kennis door te geven aan “groenere” collega’s: zij geven dan ook de bedrijfscultuur en -waarden door.
Informatie en competenties delen kan er ook voor zorgen dat mensen voor elkaar in kunnen vallen tijdens ziekte of vakanties. Het leidt tot een verbeterde communicatie en interactie binnen het bedrijf. En ontwikkelt een gevoel van ‘horen bij’ en een betere coördinatie binnen het bedrijf.

Hulp bij training
Naast de in-house training zijn er veel andere mogelijkheden beschikbaar om de ontwikkeling van personeel te realiseren: online training kan een praktische oplossing zijn die medewerkers kunnen gebruiken wanneer dit het beste uitkomt. Plaatselijke scholen en trainingsorganisaties kunnen ook een on-site beoordeling en training bieden, of een werken-leren traject dat aangepast is aan de eigen behoeften.
Afhankelijk van de landelijke of regionale plannen kunnen er financiële tegemoetkomingen zijn om personeel dat bepaalde vaardigheden nog niet bezit te trainen. Bepaalde verenigingen en overheidsinstanties bieden gratis trainingen aan in basisvaardigheden als geletterdheid en genummerdheid.

Medewerkerstevredenheid verbeteren
Meer stress en een onzekere toekomst kan een zware wissel trekken op het moreel en de motivatie van medewerkers. En “meer doen met minder” kan een frustrerend probleem zijn: multi-tasken is niet altijd gemakkelijk en sommige medewerkers kunnen het lastig vinden om werk te moeten doen dat buiten hun comfortzone ligt.
Training of mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkelingen op het werk tonen hen dat het bedrijf betrokken is en stimuleert de motivatie. Het management straalt de geruststellende boodschap uit dat ze op hun medewerkers rekenen en hen waarderen.
Verbeterde vaardigheden zullen de productiviteit verhogen, medewerkers sneller en efficiënter hun werk laten doen, terwijl ze zich tegelijkertijd erkend en gewaardeerd voelen door het management. Dit helpt om betrokkenheid en retentie te verhogen, ook in moeilijke tijden.

Voordelen voor het bedrijf
Het bedrijf – of een externe expert – dient de resultaten van de training te monitoren, om er zeker van te zijn dat nieuwe vaardigheden gebruikt, toegepast en gedeeld worden en dat ze de productiviteit van medewerkers direct verbeteren.

Het snijden in investeringen voor training zou het concurrentievermogen en de medewerkersretentie op de lange termijn beschadigen. Getrainde en vaardige medewerkers zijn betrouwbaarder in een hardere omgeving en kunnen het werk doen als de economie weer goed gaat.
Hoewel training voor kleinere bedrijven mogelijk geen prioriteit lijkt, is investeren in training een pro-actieve strategie die niet alleen de productiviteit op de korte termijn versterkt, maar het bedrijf ook voorbereidt op economische voorspoed.

*Bron: expensereduction.eu: Derek Bok President of Harvard 1971-1991